Destruir documentos y cumplir con la LOPDGDD es todavía una asignatura pendiente en ciertas empresas. Es cierto que vivimos en un mundo cada vez más digitalizado, pero todavía las organizaciones siguen presentando numerosos documentos impresos que son necesarios para el desarrollo de su actividad. Esta documentación se conservará durante el tiempo necesario ya veces incluso más.
¿Como han de conservarse estos documentos?
Los documentos que contienen datos de carácter personal al igual que los archivos digitales deben cumplir con lo establecido en la LOPDGDD. En el siguiente enlace puedes ver estos requisitos https://ampyf.es/ proteccion-de-datos-para-pymes/
¿Cuánto tiempo se pueden conservar los documentos con datos personales?
Otro aspecto importante a considerar, es el tiempo que han de conservarse estos datos y como se han de destruir. La LOPDGDD establece por una parte que los datos deben ser mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para alcanzar la finalidad para la que se recabaron.
Por otra parte, también nos dice, que los datos podrán conservarse durante más tiempo, siempre que se traten exclusivamente con multas de archivo en interés público, multas de investigación científica o histórica o multas estadísticas. En estos casos, es posible conservarlos bloqueándolos, de forma que no pueden ser usados para otra finalidad.
En el caso de que no se vayan a conservar para alguna de las finalidades anteriores y ya no sean necesarios para cumplir con la finalidad para la que se recogieron, deber ser destruidos.
¿Y si una ley que nos afecta nos obliga a conservarlos?
Cuando una legislación que nos afecta nos obliga a conservar los datos durante un tiempo establecido en dicha legislación, se deberá conservar durante dicho tiempo. Existen diferentes plazos de conservación de los datos según la legislación que afecta a los mismos. Así habrá de tenerse en cuenta: la legislación laboral y de seguridad social, La legislación de comercio, las leyes tributarias, ley de blanqueo de capitales, Ley de mediación en asuntos civiles y mercantiles, prestadores de servicios de internet, Ley de autonomía del paciente etc.
En casos, los datos se conservarán bloqueados estos.
¿Cómo destruir correctamente los datos, cuando ya no son necesarios?
No es raro comprobar que a veces, se arrojan directamente a la papelera o como mucho se rompen manualmente en varios trozos, antes de tirarlos. Este proceder incumple con lo establecido en la LOPDGDD que estableciera que los documentos con datos personales se deben destruir de forma segura.
Como se destruyen de forma segura los documentos en soporte papel
Como hemos dicho no es seguro romper los documentos en varios pedazos y tirarlos directamente a la basura. Para hacerlo de forma correcta tenemos varias opciones:
Destructora/Trituradora de papel
Es la opción más sencilla y económica. Las trituradoras de papel pueden encontrarse facilmente en el mercado. Tras su destrucción, los restos de papel podrán ser arrojados en un contenedor normal de papel reciclado.
Ahora bien, en función del tipo de información contenida en los documentos, el tamaño de los restos de papel triturado, puede ser mayor o menor. esto va a depender del tipo de datos que se van a destruir. Para los datos especialmente protegidos los trozos de papel triturados no deben permitir su reconstrucción. Por tanto, en estos casos no basta que la trituradora haga tiras de papel.
Quemar el papel
No parece una práctica muy recomendable ya que se requiere un espacio adecuado para poder hacerlo y conlleva riesgos asociados como el de incendios, que no se queme completamente los documentos etc.
Contratación de una empresa para la destrucción del papel
Aporta la ventaja de que, al externalizar el servicio, se diferencia el riesgo a la empresa que destruye el papel. Sin embargo, dicha empresa nos debe garantizar la seguridad de la documentación que se le confía. Desde la recogida, al transporte y por última su destrucción. A su vez nos debe garantizar la confidencialidad de la misma durante todo el proceso, mediante el cumplimiento de la norma UNE-EN 15713:2010
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